Daňová evidence a její podmínky

Skutečné výdaje představují všechny daňově uznatelné náklady, které byly do konce zdaňovacího období uhrazeny. Dle § 7 odst. 12 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (dále jen „ZDP“) je podnikatelům umožněno mít jako zdaňovací období hospodářský rok. Nicméně v praxi je více praktikovaný přístup, že zdaňovací období odpovídá kalendářnímu roku. I pro tento článek budeme vycházet z předpokladu, že zdaňovacím obdobím je kalendářní rok. Tím pádem z praktického pohledu je pro podnikatele daňově uznatelný náklad cokoliv, co slouží k dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů, a byl-li podnikatelem zaplacen do 31.12. daného roku včetně. Pouze tyto náklady jsou považovány za daňově uznatelné. Náklady, které podnikatel eviduje ke 31.12. jako neuhrazené, nelze uplatnit jako daňově uznatelné výdaje daného zdaňovacího období a uplatní se až v tom, ve kterém dojde k jejich úhradě. Na tuto skutečnost mnozí podnikatelé pozapomínají a při svých výpočtech tak zahrnují výdaje, které tam být nemají a nedávají tam ty, které by být mohly.

Paušální výdaje a jejich specifika

Paušální výdaj je institut definovaný v § 7 odst. 7 ZDP v části věnované pouze fyzickým osobám. Je to zcela ojedinělý nástroj, který mohou využít pouze FYZICKÉ podnikající osoby. ZDP definuje, že paušální výdaj se vypočítá procentuálním určením z příjmů obdržených ve zdaňovacím období procentuálním určením rozhodným dle druhu příjmů. ZDP dále uvádí i absolutní omezení, kdy částka paušálních výdajů nesmí překročit níže určené hranice dle druhů příjmů. ZDP vymezuje 4 oblasti pro výpočet paušálních výdajů:

• 80 % – řemeslné živnostenské a zemědělské podnikání, lesní a vodní hospodářství. Maximální omezení činí 1 600 000 Kč.
• 60 % – podnikání na základě živnostenského oprávnění. Maximální omezení činí 1 200 000 Kč.
• 40 % – podnikání svobodných povolání bez povinnosti mít živnostenské oprávnění (př. Advokát, auditor, daňový poradce, herec apod.). Maximální omezení činí 800 000 Kč.
• 30 % – podnikání v oblasti pronájmu majetku zařazeného do obchodního majetku. Maximální omezení činí 600 000 Kč.

Paušální výdaje tak nahrazují veškeré výdaje, které by podnikateli mohly vzniknout a odpadá tak povinnost jakékoliv daňové evidence pro výdaje související s podnikatelskou činností. Je tedy zřejmé, že neodmyslitelnou výhodou paušálních výdajů je jejich jednoduchost výpočtu a chybějící povinnost evidence jakýchkoliv nákladů. Podnikatel se tak nemusí při případné daňové kontrole obávat, že mu správce daně nějaké náklady neuzná jako daňově uznatelné.

I přesto, že výhoda paušálních výdajů je zjevná, může nastat situace, kdy skutečné výdaje budou výhodnější než ty paušální. V takovém případě je poplatník povinen vést evidenci těchto výdajů a být schopný je prokázat, že slouží k dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Může tak nastat situace, kdy podnikatel v jednom zdaňovacím období uplatní výdaje ve skutečné výši a rok následující si vypočte, že paušální výdaje přesahují výši těch skutečných. Změna metody uplatnění výdajů je možná, nicméně není bez určitých úprav, jak si mnozí podnikatelé myslí.

Změny v případě přechodu z daňové evidence na paušální výdaje

Přechod při uplatňování skutečných výdajů na paušální se řídí § 23 odst. 8 písm. b) bod 2 ZDP. Toto ustanovení platí také v případě ukončení podnikatelské činnosti.

Podnikatel je povinen dle výše zmíněného ustanovení provést následující úpravy:

• zvýší základ daně o hodnotu nesplacených pohledávek evidovaných k 31.12. zdaňovacího období, ve kterém vedl daňovou evidenci a které předchází zdaňovacímu období, ve kterém bude uplatňovat paušální výdaje,
• sníží základ daně o hodnotu nezaplacených dluhů evidovaných k 31.12. předchozího zdaňovacího období, které by při úhradě byly daňově uznatelnými náklady, s výjimkou přijatých a zaplacených záloh,
• zvýší základ daně o hodnotu nespotřebovaných zásob,
• zvýší základ daně o zůstatky vytvořených rezerv,
• zahrne poměrnou část nákladu na splátku, má-li podnikatel majetek pronajat formou finančního leasingu. Jedná se o téma daňové uznatelnosti úplat u finančního.

Po provedení výše zmíněných úprav, je důležité stále evidovat dané pohledávky a nespotřebované zásoby, jelikož pokud v roce, kdy poplatník uplatňuje paušální výdaje, dojde k úhradě pohledávky nebo prodeji těchto zásob, tak se u pohledávek tato úhrada již do základu daně nezapočítává a v případě zásob vstupuje do základu daně jen rozdíl mezi hodnotou nespotřebovaných zásob a prodejní cenou.

Stejná pravidla se uplatní i v případě, kdy se poplatník rozhodl o vstoupení do režimu paušální daně.

Změny v případě přechodu z paušálních výdajů na daňovou evidenci

V průběhu podnikání může nastat období, kdy podnikatel chystá rozšířit své podnikání formou zvýšení investic a výdajů. V takovém období může nastat situace, že paušální výdaje, které doposud využíval, nebudou již výhodnější než skutečné výdaje a bude tak chtít uplatňovat náklady ve skutečné výši.

Změnou způsobu vykazování výdajů se zabývá ustanovení § 23 odst. 8 písm. b) bod 3 ZDP. Podnikatel uplatňující paušální výdaje musí v případě změny provést:

• zvýšení o hodnotu pohledávek, které vede k 31.12 roku předcházejícího změně, které nebyly do tohoto data uhrazeny.

Jiné změny tento poplatník není povinen vykonávat. Tato změna představuje mnohem jednodušší mechanismu než přechod mezi skutečnými a paušálními výdaji. Nicméně je důležité myslet na to, že u výdajů, které vznikly v roce, kdy poplatník uplatňoval paušální výdaje, dojde k jejich k úhradě v roce, kdy poplatník uplatňuje skutečné výdaje, nelze tyto výdaje zahrnout do daňově uznatelných nákladů

Termíny pro změnu

Podnikatelé se mohou rozhodnout pro změnu uplatňování výdajů ze skutečných na paušální. Při tomto úkonu nesmí opomenout na lhůty, kdy je nutné učinit určité úpravy. Změnu lze provést:

1. při přípravě řádného daňového přiznání – situace, kdy podnikatel si je vědom, že pro následující zdaňovací období přejde z jednoho systému na druhý.
   • a. Termín pro podání a úpravy je tak buď do 1.4 v případě podání písemnou formou nebo
   • b. do 2.5. v případě podání elektronickou formou (upozorňuji, že pro podnikající subjekty byla od 1.1.2022 zřízena povinná datová schránka a tyto osoby tak musí učinit jejich podání VŽDY v elektronické podobě).

2. dodatečným daňovým přiznáním v případě podání po termínu daňového přiznání.

Příklad

Přechod z paušálních výdajů na daňovou evidenci

Pan Novák je podnikatel, které v roce 2022 zaznamenal 1 200 000 Kč příjmů. Zákazník mu však poslední fakturu ve výši 200 000 Kč neuhradil do 31.12.2022. Pan Novák podniká v oboru grafického designu. V roce 2022 zaznamenal celkové výdaje související s podnikáním ve výši 400 000 Kč, avšak do konce roku uhradil pouze 350 000 Kč. Pan Novák se chystá v roce 2023 na rozsáhlou investici do svého podnikání a očekává, že výdaje budou téměř ve stejné výši jako příjmy. Z toho důvodu se rozhodl, že v roce 2022 bude uplatňovat paušální výdaje, ale v roce 2023 bude vést daňovou evidenci.

Jelikož si danou změnu uvědomil ještě v únoru 2023, může provést úpravu základu daně v řádném daňovém přiznání.

Úprava základu daně za rok 2022

Výše příjmů v základu daně 2022 – 1 200 000 Kč (i přesto, že 200 000 nebylo uhrazeno, musí dojít ke zvýšení základu daně)

Výše výdajů v základu daně 2022 – 720 000 Kč (60 % paušální výdaj u živnostenského podnikání)

Základ daně roku 2022 – 480 000 Kč.

Pan Novák si bude muset pohlídat, že v roce 2023 bude úhrada 200 000 Kč mimo základ daně a zároveň částka 50 000 Kč výdajů, bude v momentě zaplacení nedaňovým výdajem.

Přechod z daňové evidence na paušální výdaje

Pan Suchý v roce 2022 provozoval činnost prodejce elektroniky. Ke konci roku 2022 eviduje na pohledávkách 950 000 Kč z toho 800 000 Kč mu bylo do konce roku zaplaceno. Na závazcích (uvažujeme, že se jedná o závazky již možno uplatnitelné jako daňově uznatelné náklady) eviduje 400 000 Kč, z toho však do konce roku uhradil 300 000 Kč. Na zásobách eviduje neprodané zboží v hodnotě 50 000 Kč. Rezervy a finanční leasing pan Suchý nemá. Pan Suchý v roce 2022 vedl daňovou evidenci. Nicméně si spočítal, že v roce 2023 neplánuje žádné investice a díky vysoké marži mu paušální výdaje vychází výhodněji. Pan Suchý však své daňové přiznání již podal a jelikož se nachází v červenci 2023, bude muset podat dodatečné daňové přiznání za rok 2022.

Úprava základu daně v dodatečné daňovém přiznání za rok 2022

Nezaplacené pohledávky do konce roku 2022 – základ daně se zvýší o 150 000 Kč

Neuhrazené dluhy do konce roku 2022 – základ daně se sníží o 100 000 Kč

Nespotřebované zboží na skladě do konce roku 2022 – základ daně se zvýší o 50 000 Kč.

Základ daně po úpravách – 100 000 Kč

Daň v dodatečném daňovém přiznání (15 %) – 15 000 Kč.

Pan Suchý musí správci daně dodatečně odvést částku 15 000 Kč. Z této částky nehrozí panu Suchému žádné sankce.